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Web就活日記

愛と夢と人生について書きます

FacebookとLINEで呼びかけ、16年ぶりの再会をした同窓会の結果報告

Life

16年ぶりの再会

LevelInfinity.Labという会社の代表をやっています@yutakikucです。2014年1月3日に新潟市ANAクラウンプラザホテルという素晴らしい会場にて新潟市立小新中学校同窓会を実施しました。今回は幹事代表として全員への連絡や会の企画等全てにおいて責任を持たせて頂きました。1,2次会ともに2時間半ずつの時間でしたが、正直あっという間と思える程充実した時間であり、参加者からは賞賛の嵐でした。素晴らしい時間と場所を提供していただいた会場並びにスタッフの方々には感謝の気持ちで一杯です。


最初の方針として「必ず全員に案内連絡が行き届くように」というものを掲げていたので、準備期間の9か月間、連絡に関してはとことん対応しました。結果として連絡が行き届かなかった人は2名だけでした。参加結果ですが、生徒/学年主任/担任を合せて172名中96名が参加、率は6割近くになりました。近隣の中学校の実績が2割ぐらいで居酒屋開催という話を聞いていたので、かなり高い参加率だったことが分かります。ここまでの実績を残すのには長い道のりと辛い事ばかりでした。「幹事代行サービス」というものが巷に存在する意味も良く分かりましたが、終わってしまえばやって良かったと思います。今日のエントリーでは幹事として工夫した点やその効果について書きたいと思います。

同窓会をやる事になった経緯と東京からの旗上げ

そもそも16年ぶりに会う同窓会を実施する事になった経緯ですが、僕のところに開催して欲しい依頼が過去10年間で昨年が一番殺到したからです。昨年は30歳を迎えた歳であり、僕自身も昨年会社を辞めて起業しましたし、生徒それぞれが人生について何かしら思うタイミングがちょうど合ったのかもしれないです。


新潟の同窓会なのになんで東京在住の人が代表をやるのか?という疑問を持った方もいると思いますが、僕の中学校の問題は「適切なリーダーが新潟に存在していなかった」という一言になります。同窓生みんなが「誰かがリーダーをしてくれれば協力はする」という姿勢であったので、16年間一度も開催されずにここまで来たのだと思っています。地元のみんなは会の準備等細かい作業は率先してできたり得意ですが、全体の方針を打ち出したり意思決定をするのに時間がかかるというリーダー特性が少し弱かったようにも思います。地元の人が自ら事を起こせるようにと半年以上意識改革を促してきたので少しは浸透し始めていると思いますし、会中の僕の挨拶で次回代表は新潟在住の人を強引に指名して来たので、今回の成功事例に従って今後は地元から盛り上げて行ってくれると思います。

葉書案内を全員に出すのは辞めた方がいいと思う理由

僕の中学校では卒業アルバムに先生/生徒の住所一覧が載っていました。「そこに案内葉書を送ればいいじゃん?」と思う方もいると思うのですが、この方法だとおそらく参加率が3割ぐらいになってしまうと思います。葉書だけの送付だと参加者はいったいどんな感じの会になるかも不安ですし、そもそもアルバムの住所に住んでいないので連絡が届かない、返信締め切りを忘れてしまう、葉書を無くすケースが多いとネットで調べました。一般的な事例だと葉書への返信は大体5割、その中の6割ぐらいが参加としても全体の参加率は3割程度になってしまいます。


個人的には葉書案内を出す人数を最小限にし、Facebook/LINE/メールで呼びかける事に注力した方が良いと思います。 日々同窓会の更新情報をアップデート出来ますし、参加者への伝達も速く、また他の人のTLやLINE上でのコミュニケーションも活性化し、皆が最近どんな感じなのか雰囲気を知る事ができます。メールもメーリングリストを使う等連絡の手間を極力少なくするための有効な手段だと思います。


ただし、Facebook/LINEを連絡の軸とする場合は「みんなの理解」が必要です。IT系の人にとっては使っていない人なんていないぐらいの常用ツールですが、他の業界の人にとってはビックリするぐらい意味不明なツールらしいです(笑) 実際に連絡の軸とする方針を打ち出した時は一部の人からの反発が酷かったです。「誰もFacebookやLINEは使わないし、なんで同窓会専用会員サイトをお前が造らないのか?」とまで言われました。会員サイトを造る為に100万ぐらいみんなから貰えたなら実行したかもしれませんが(笑)、今あるツールを旨く使いこなして手軽に連絡ができるようにしました。実際に理解を求めるためにひと月ぐらいメリットを最大限に伝えるためのメールを打ちまくりました。その頑張りもあってFacebookとLINEのグループに総計100名集まりました。 ネットワークは強力で人から人を呼ぶと2か月あれば100名集まります。

コミュニケーションリテラシー

人をFacebook、LINEのグループに集める事は成功したのですがここで更なる問題が起ります。特にLINEで表出した問題としてはグループでの発言ルールが曖昧だと色んなコミュニケーションを取ろうとする人が出てきます。みんなとLINE上でおしゃべりしたい人は積極的に時間やタイミング関係無く発言し雑談が湧く、そうすると同窓会事務連絡のどれが大切なのかを把握できなくなってしまう。ノートとTLを旨く使いこなして大切な情報はノートへ書いたとしても、そもそもLINEの着信音が五月蝿くてイライラする等色んな問題が起きました。


最終的には目的毎にグループを用意して、連絡事項を伝えるグループ、雑談をしたいグループ等、交通整備をしました。またLINEの着信をグループでOFFにするようルールも徹底化したことで落ち着きました。更には雑談グループの長を決め、盛り上げるネタを毎日呟いてもらうなどのコンテンツ強化も行いました。この運用を7か月以上も続けたことが効いて、Facebook/LINEに集まって貰った人は8割が参加となりました。下らない話に思えるかもしれませんがここは凄く重要で、小さい問題を常に潰していく地道な努力が必要です。


参加希望の受付もFacebook/LINE/メールで行いました。Facebookはイベント機能があるのでボタン一つで意志がわかります。LINEでは参加する/参加しないをノートのコメントに記載してもらうようにしました。

幹事のモチベーションコントロール

僕以外の幹事のモチベーションをコントロールする事は正直うまくできませんでした。幹事をやったからと言って何かを得する訳ではなく、寧ろ個別にメールや電話で連絡した返事で厳しい意見を貰う事もあったようで実らない努力をしていると考えた人もいたと思います。参加費を低く抑えないと参加率も低くなるので、幹事への報償も無しで対応しました。最終的には同窓会への成功が最大の喜びに成るとは幹事全員が感じていたものの、一般参加者との温度差もあったりしてやる気を継続できませんでした。


ただ代表は何があっても成功に向けて突き進むぐらいの強い意志がある人で無いと駄目だと思います。最終的には全てを背負わないといけないので、途中で投げ出すような人であれば会自体を中止にするか直ぐに交代した方が良さそうです。


また幹事の打ち合わせも対面でやる必要もありました。幹事同士の意識合わせもLINEでやっていましたが、ちゃんと顔を合せて話し合わないとお互いの考えが伝わらない場面も多くありました。

実家訪問

連絡が全く取れなかった方への対応は実家訪問も合せて行いました。そこまでするか?という意見もあったと思いますが誠意を見せたかっただけです。僕も東京から新潟に帰省して自宅を訪問しましたが結果として誰一人本人に会う事は出来ず、親御様に事情を全部説明して東京に戻ってきました。実家訪問も最終的には成果として実りませんでしたが、個人的にはやり切った満足感を得る事はできました。

参加費受付用口座作成

当日の受付でのお金のやり取り時間を減らしたり、払った/払わなかったの意識違いを生まないようにするために参加者には事前にこちらで作成した銀行口座に振り込んでもらいました。これはかなり有効でした。多くの人が振込締め切り期限のギリギリにならないと対応してくれなかったという自体は発生しましたが、振込をしなかった人はいませんでした。振込手数料が200円ぐらい掛かってしまいますが、有効な手段であったことは間違いないです。当日100名のお金を1次会、2次会ともに預かるのは難しいと思います。口座を作るのが面倒で無ければお勧めします。

会当日

分刻みで時間を管理するぐらいの綿密な進行表を作りましたが、100名近い参加者を誘導したり説明したり等うまく行かなかったことがほとんどです。ちょっとした練習しかしないで本番に臨むのであれば正確な進行表は不要で、むしろ参加者に自由にやってもらった方が良いと思いました。2時間半の会場確保では短すぎるというのが正直なところで、本当に一瞬です。費用や会場都合もあると思いますが3時間以上は確保したいですね。


話に夢中になりすぎて料理に全く手がついていませんでした。僕たちは人数-15人分ぐらいでホテル側に依頼し、会中も料理を積極的に食べるよう促しましたが、それでも大量に余ってしまいました。あまりにも料理人数を削りすぎると逆にホテル側から断られるケースもありそうなので塩梅が難しいところだと思います。

まとめ

  • 同窓会の案内をFacebook/LINEを使って積極的に行うのは得策だと思います。
  • Facebook/LINEの導入時での説明がうまく対応し、コミュニケーションのルールを決めておけば自動的に盛り上がれる環境を作り出す事ができると思います。
  • Facebook/LINEのグループに参加してくれた人の8割が同窓会にも参加してくれました。
  • お金の管理を口座振込にすると当日の集金が不要となり、振込履歴が通帳に残るので安心。
  • 料理人数はできるかぎり抑えたいですが、会場の都合もあるので良く相談した方がいいです。